Integracja
KSeF w sklepie internetowym: czy faktury naprawdę dochodzą?
Ta strona nie jest kalendarzem wdrożenia KSeF. Jest o technice: skąd bierze się dokument, przez jakie systemy przechodzi i jak sprawdzić, czy żadna faktura nie zniknęła między sklepem, marketplace’em, księgowością i KSeF.
| Nazwa | Ilość | Cena | Wartość |
|---|---|---|---|
| Kurtka przeciwdeszczowa Nordal, r. M | 1 | 329,00 | 329,00 |
| Sweter wełniany Bergen, r. L | 1 | 249,00 | 249,00 |
| Koszula lniana Lund, biała | 2 | 139,00 | 278,00 |
| Skarpety merino, 3 pary | 1 | 69,00 | 69,00 |
W czym problem
Dla faktur objętych obowiązkiem KSeF sklep internetowy jest tylko początkiem łańcucha: sklep → integracja → program księgowy → KSeF. Sam fakt, że program księgowy obsługuje KSeF, nie oznacza jeszcze, że komplet danych ze wszystkich kanałów sprzedaży dociera do niego poprawnie.
Najpierw oddziel obowiązek od diagnostyki
Jeżeli chcesz ustalić, od kiedy konkretnie obejmuje Cię obowiązek i jakie są okresy przejściowe, przejdź do osobnego poradnika KSeF dla JDG — terminy 2026–2027. Tutaj zakładamy już, że masz dokument, który powinien zostać prawidłowo obsłużony, i sprawdzamy cały przepływ techniczny.
Treść tej strony skupia się na przepływie technicznym i nie zastępuje porady podatkowej ani księgowej.
Co robię
Sprawdzam cały łańcuch. Nie „czy program ma KSeF w ulotce”, tylko czy Twoje prawdziwe faktury z ostatnich tygodni faktycznie są w systemie.
Buduję brakujące ogniwo. Jeśli Twój program sam nie wysyła do KSeF albo integracja gubi część faktur — buduję albo naprawiam brakujące połączenie. Zakres i cenę ustalam po sprawdzeniu używanych systemów oraz ich API.
Monitoring działa cyklicznie. W ramach opieki miesięcznej dostajesz widoczność problemu zamiast odkrywać go dopiero przy rozliczeniu. Jeśli monitoring wykryje, że faktury przestały dochodzić, dostajesz informację o problemie zamiast odkrywać go dopiero przy późniejszym rozliczeniu.
Ile to kosztuje
Bez zgadywania — te same kwoty co w cenniku:
Wstępne sprawdzenie łańcucha fakturowania — 0 zł. Opisujesz obecny obieg, a ja wskazuję,
gdzie zacząć diagnostykę i czy potrzebna jest integracja albo naprawa.
Integracja lub naprawa brakującego ogniwa — od 2 900 zł; dokładna cena zależy od API, liczby źródeł danych i obsługi wyjątków.
Codzienne pilnowanie w ramach opieki — od 349 zł/mies.
Gdzie najczęściej szukać problemu?
- Źródło sprzedaży: czy sklep / Allegro przekazały komplet danych i jednoznaczny identyfikator zamówienia?
- Integracja: czy operacja zakończyła się sukcesem, trafiła do kolejki błędów albo została ponowiona?
- Program księgowy: czy dokument rzeczywiście powstał i ma właściwy typ, nabywcę, stawki oraz powiązanie z zamówieniem?
- KSeF: czy wysyłka została przyjęta i czy numer/status wróciły do programu?
- Obsługa wyjątku: co dzieje się z korektą, zwrotem, dokumentem zmienionym po płatności albo sprzedażą z drugiego kanału?
Jak wygląda dobry monitoring?
Nie wystarczy sprawdzić, że „API odpowiada”. Monitoring powinien wiedzieć, ile dokumentów oczekiwano, ile utworzono, ile dostało poprawny status oraz które operacje wymagają reakcji. Dzięki temu brak jednej faktury nie ginie wśród setek poprawnych.
Przy większym ruchu warto rozdzielić błąd chwilowy od błędu danych. Niedostępny zewnętrzny system można ponowić; brak NIP-u, błędna stawka albo nieobsługiwany wariant zamówienia powinny trafić do jawnej kolejki wyjątków.
Najczęstsze pytania
Mój program księgowy ma KSeF. To po co mi cokolwiek?
Program może umieć wysyłać, ale pytanie brzmi, czy wysyła wszystko. Faktury z Allegro, korekty, sprzedaż z kilku kanałów — tam najczęściej coś ginie. Sprawdzenie tego jest szybkie i tanie w porównaniu z porządkowaniem zaległości.
Jak rozpoznać, że problem jest w integracji, a nie w KSeF?
Najpierw sprawdź, czy dokument w ogóle powstał w programie księgowym i czy ma komplet wymaganych danych. Jeśli nie — problem jest wcześniej. Jeżeli dokument istnieje, ale wysyłka ma błąd lub brak statusu/identyfikatora, dopiero wtedy diagnozujesz etap KSeF i autoryzację.
Czy to nie jest robota mojej księgowej?
Księgowa pracuje na tym, co do niej dopłynie. Ja pilnuję rur, którymi to płynie. To dwie różne role — i najlepiej działają razem.
Czy bezpłatna sprawdzarka sklepu może sprawdzić KSeF?
Nie. Sprawdzarka widzi tylko publicznie dostępne elementy witryny. Nie ma dostępu do Twojego programu księgowego ani dokumentów w KSeF. Diagnostyka fakturowania wymaga prześledzenia rzeczywistych dokumentów i statusów w używanych systemach.
Co przygotować do diagnozy?
Nazwy kanałów sprzedaży i programu księgowego, kilka identyfikatorów przykładowych zamówień oraz informację, co powinno powstać na końcu. Haseł, tokenów i certyfikatów nie wysyłaj w pierwszej wiadomości.
Od czego zacząć
Bezpłatna sprawdzarka analizuje tylko publicznie widoczne elementy sklepu i nie może sprawdzić, czy Twoje faktury są w KSeF. Jeżeli chcesz przejrzeć łańcuch fakturowania, opisz używany sklep, kanały sprzedaży i program księgowy.
Opisz techniczny łańcuch fakturowania
Inne integracje: wFirma · Allegro · BaseLinker · Shoper
Masz proces, który dziś działa Excelem, mailem albo ręcznie?
Opisz, jak dziś wygląda ta praca — formularz pomoże ułożyć kilka najważniejszych informacji o procesie, narzędziach i problemie. Na tej podstawie łatwiej ustalić, czy lepsza będzie automatyzacja, integracja czy własna aplikacja.
Zobacz realizacje, jeśli chcesz najpierw zobaczyć konkretne systemy i aplikacje. Przejrzyj poradniki, jeśli chcesz porównać rozwiązania. Prowadzisz sklep internetowy? Możesz też zacząć od bezpłatnej sprawdzarki.
Zadzwoń: 570 427 127, jeśli wolisz rozmawiać. Nie ma handlowca, odbieram ja.